MENSAJERÍA

 ACESALUD- CAMPOALTO
COMPETENCIA: TRAMITAR DOCUMENTO
GUZMÁN GONZÁLEZ CRISTAL DEL CARMEN
PROGRAMA: AUXILIAR ADMINISTRATIVO
DOCENTE: MARIA FUENTES
SEGUNDO SEMESTRE

CORTE-4

Mensajería: tipos, concepto, uso y aplicación, técnica de trazado de rutas, medios de distribución, procedimiento de redistribución de documentos, protocolos de mapeo.

CONCEPTO:

• Destinatario:

Es la persona o entidad que recibe un mensaje, información o comunicación. Es el receptor del mensaje y puede ser un individuo, un grupo, una organización o una entidad abstracta.

Tipos de destinatarios

1. Destinatario individual: una persona especifica que recibe el mensaje.

2. Destinatario grupal: Un grupo de personas que reciben el mensaje.

3. Destinatario abstracto: Una entidad abstracta, como una comunidad, una sociedad o una audiencia en general

Características del destinatario: 

1. Receptor del mensaje: El destinatario es quien recibe el mensaje.

2. Interpreta el mensaje: El destinatario interpreta el mensaje de acuerdo con su propia perspectiva y contexto.

3.Responde al mensaje: El destinatario puede responder al mensaje, ya sea de manera verbal o no verbal.

4. Influye en la comunicación:El destinatario puede influir en la comunicación, ya que su respuesta o reacción puede afectar la forma en que se comunica el remitente.

En resumen, el destinatario es un elemento fundamental en la comunicación, ya que es quien recibe y interpreta el mensaje.

Fuente de consulta: https://www.acrelianews.com/es/glossary/destinatario/

https://www.significados.com/destinatario/

• Remitente: 

El remitente es la persona o entidad que envía un mensaje, información, Es el emisor del mensaje y puede ser:

  

Tipos de remitentes:

1. Remitente individual: Una persona especifica que envía el mensaje.

2. Remitente grupal: Un grupo de personas que envían el mensaje.

3. Remitente organización: Una organización o empresas que envían el mensaje.

4. Remitente institucional: Una institución o entidad gubernamental que envía el mensaje.

Características del remitente:

1. Emisor del mensaje: El remitente es quien envía el mensaje.

2. Define el propósito del mensaje: El remitente define el propósito del mensaje y qué información se requiere transmitir.

3. Elige el canal de comunicación: El remitente elige el canal de comunicación adecuado para transmitir el mensaje.

4.Es responsabilidad del contenido del mensaje: El remitente es responsable del contenido del mensaje y de cualquier consecuencia que pueda derivarse de él.

Funciones del remitente 

1. Crear el mensaje: El remitente crea el mensaje y define su contenido

2. Enviar el mensaje: El remitente envía el mensaje a través del canal de comunicación

3. Verificar la recepción del mensaje: El remitente verifica que el mensaje ha sido recibido por el destinatario.

4. Evaluar la repuesta del destinatario: El remitente evalúa la respuesta del destinatario y ajusta su comunicación según sea necesario.

Fuente de consulta: https://concepto.de/remitente/

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 

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• Guía de mensajería: 
  
  
  

Una guía de mensajería es un documento o recurso que proporciona orientación y directrices para la creación, envió y recepción de mensajes de manera efectiva y eficiente.

Objetivos de una guía de mensajería:

1. Establecer estándares de comunicación: Definir los estándares de comunicación para garantizar que los mensajes sean claros, concisos y coherentes.

2. Mejorar la eficacia de la comunicación: Proporcionar orientación para que los mensajes sean enviados de manera efectiva y eficiente.

3. Reducir errores y malentendidos: Establecer directrices para minimizar errores y malentendidos en la comunicación.

Contenido de una guía de mensajería: 

1. Tipos de mensaje: Definir los diferentes tipos de mensajes que se pueden enviar (por ejemplo, correos electrónicos, mensajes de texto,mensajes instantáneo).

2. Estructura y formato de los mensajes: Establecer directrices ( por ejemplo, asunto, cuerpo del mensaje, firma).

3. Tono y lenguaje: Definir el tono y lenguaje adecuado para los mensajes ( por ejemplo formal, informal,técnico).

4. Uso de adjuntos y archivos: Establecer directrices para el uso de adjuntos y archivos en los mensajes.

5. Seguridad y privacidad: Proporcionar orientación sobre la seguridad y privacidad de los mensajes   (por ejemplo, uso de contraseñas, cifrado).

• Mensajero:

Un mensajero es una persona o entidad que transmite mensajes, información o comunicaciones de un remitente a un destinatario.

Tipos de mensajeros

1. Mensajeros personal: Una persona que transmite mensajes de manera personal, como un correo o un mensaje verbal.

2. Mensajeros electrónico: Un sistema o plataforma que transmite mensajes electrónicos, como correo electrónicos o mensajes de texto.

3. Mensajero instantáneo: Un sistema o plataforma que transmite mensajes instantáneos, como mensajes de chat o mensajería instantánea.

Fuente de consulta: https://blog.gtlogistics.com/guia-basica-documentaci%C3%B3n-transporte-terrestre-nacional#:~:text=Es%20un%20documento%20que%20se,valor%20de%20la%20carga%20transportada.

• Mensajería interna

La mensajería interna se refiere al proceso de comunicación y transmisión de masajes dentro de una organización o empresa.

Objetivos de la mensajería interna:

1.Comunicación efectiva: Facilitar la comunicación efectiva entre los empleados, departamentos y niveles jarárquicos. 

2. Coordinación y colaboración: Fomentar la coordinación de colaboración entre los equipos y departamentos.

3. Eficiencia y productividad: Mejorar la eficiencia y productividad al reducir el tiempo y esfuerzo necesario para comunicarse.

Tipos de mensajería interna:

1. Correo electrónicos internos.

2. Mensajería instantánea. 

3. Notificaciones y alertas.

4. Intranet.

Fuente de consulta: https://campus.paho.org/sites/default/files/webfiles/tutoriales/07-mensajeria_interna.pdf

• Mensajería externa:
  
  

La mensajeria ecterna se refiere a la comunicación y el intercambio de información que se realiza fuera

de una organización, empresa o entidad específica. Esto incluye el envío y recepción de mensajes, documentos, paquetes y otros tipos de informaciones que ni forman parte del misnmo grupo interno. 

La mensajería extena puede abarcar varios servicios y tecnologías, como:

1. Correo postal: Envío de cartas y paquete a través de servicios postales nacionales o internacionales.

2. Servicio de mensajeria y paquetería: Empresas como DHL, FedEx, UPS, entre otras, que ofrecen servicios de entrega rápida y segura de documntos y paquetes.

3. Correo electrónico: Comunicación electrónica entre diferentes organizaciones o individuos.

4. Mensajería instantánea: Aplicaciones y plataformas que permiten el interca,bio rápido de mensajes, como WhatsApp, telegram, etc.

5. Plataformas de colaboración: Herramientas que facilitan la comunicación y el intercambio de documentos entre diferentes entidades, como Slack, Microsoft Teams, etc.

La mensajería externa es esencial para mantener la comunicación fluida y eficiente entre diferentes partes, ya sea en el ámbito personal o profesional.

Fuente de consulta: Contrato de prestación de servicios para mensajería externa - Archivo actualicese

DIFERENCIAS ENTRE CORRESPONDENCIA Y MENSAJERIA.

• Correspondecia:

Se refiere al intercambio de cartas, documentos y paquetes a través de servicios postales tradicionales, como el correo postal.

1. Medio de Envío: Utiliza servicios postales oficiales como Correos, USPS, etc.
2. Velocidad: Generalmente más lento en comparación con la mensajería, aunque hay opciones de correo expreso.
3. Rastreo: Puede tener opciones limitadas de seguimiento.
4. Ámbito: Tradicionalmente utilizado para el intercambio de documentos oficiales, correspondencia personal y paquetes no urgentes.
5. Costo: Generalmente más económico para envíos no urgentes o de gran volumen.

• Mensajeria:

Se refiere al envío y entrega de documentos, paquetes y otros objetos a través de servicios de mensajería especializados.

1. Medio de Envío: Utiliza empresas privadas de mensajería como DHL, FedEx, UPS, etc.
2. Velocidad: Más rápido en comparación con la correspondencia tradicional, con opciones de entrega en el mismo día o al día siguiente.
3. Rastreo: Ofrece seguimiento detallado y en tiempo real de los envíos.
4. Ámbito: Utilizado para el envío urgente de documentos, paquetes y mercancías, tanto en el ámbito personal como empresarial.
5. Costo: Puede ser más costoso debido a la rapidez y servicios adicionales como el seguimiento y la garantía de entrega.

Instructivo servicio de mensajería institucinal:

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Para crear un instructivo de servicio de mensajería institucional, es importante incluir varios aspectos clave que aseguren una gestión eficiente y clara de los envíos y recepciones de documentos y paquetes.

Procedimiento:

1. Solicitud de Servicio
2. Preparación del Envío
3.  Entrega y Recepción
4. Seguimiento
5. Responsabilidades
6. Documentos Relacionados

Conclusión

La mensajería institucional es un componente fundamental para asegurar la comunicación efectiva y la gestión eficiente de documentos y paquetes dentro y fuera de una organización. Para lograr esto, es crucial contar con un instructivo claro y detallado que defina los procedimientos, responsabilidades y herramientas necesarias para la gestión de la mensajería.

Fuente de consulta: https://www.colmayor.edu.co/wp-content/uploads/2022/09/GD-IT-003-MENSAJERIA.pdf

Radicación de mensajeria:

El radicado de mensajería es un servicio que garantiza la entrega de documentos, paquetes o carga con evidencia de entrega. Este servicio incluye la firma de recibido del destinatario en la copia del documento entregado, lo cual puede ser en formato físico o mediante archivo PDF.

Este tipo de servicio es utilizado para asegurar que los documentos o paquetes enviados sean recibidos y firmados por el destinatario, proporcionando una prueba de entrega que puede ser rastreada y verificada. Es comúnmente utilizado en el envío de documentos importantes, facturas y otros tipos de correspondencia que requieren confirmación de recepción.

Fuente de consulta: https://coordinadora.com/servicios/radicacion-de-documentos/.

Recojido o ruta de mensajería:

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El recorrido o ruta de mensajería se refiere a la planificación y ejecución de la entrega de documentos, paquetes u otros artículos a sus destinos designados de manera eficiente.

Planificación de la Ruta:

1.Inicio 2. Paradas 3. Regreso

Herramientas de Optimización:

1. Software de Planificación 2. Software de Planificación

Beneficios:

1. Eficiencia 2. Reducción de Costos 3. Productividad.

Desafíos:

1. Retrasos en la Entrega 2. Falta de Información de Seguimiento 3. Comunicación

Fuente de consulta:  https://zeorouteplanner.com/es/Optimizaci%C3%B3n-de-rutas-de-mensajer%C3%ADa/.

Servicio de Mensajeria 

Los servicios de mensajería se refieren a la entrega de documentos, paquetes y otros envíos entre diferentes partes, ya sean empresas, instituciones o individuos.

Tipos de Servicios de Mensajería

1. Envío a Domicilio
2. Envío a un Punto de Entrega
3. Envío Urgente
4. Envío Estándar
5. Envío Contra Reembolso
6. Envío Internacional
7. Envíos Frágiles o Pesados

Fuente de consulta: https://interrapidisimo.com/servicio-de-mensajeria-rapi-radicado/

MENSAJERÍA SEGUN EL CONTENIDO

Mensajería de Primera Clase

• Definición: Incluye documentos, cartas y paquetes que requieren un manejo prioritario y rápido. Este tipo de mensajería generalmente recibe un tratamiento especial para asegurar su entrega rápida y segura.

• Características:

• Rapidez: Prioridad en el procesamiento y entrega.

• Rastreo: Opciones avanzadas de seguimiento y confirmación de entrega.

• Contenido: Documentos importantes, correspondencia oficial, paquetes urgentes.

• Costo: Generalmente más alto debido a la rapidez y los servicios adicionales.

Mensajería de Segunda Clase 

• Definición: Incluye materiales que no requieren manejo prioritario y que pueden ser entregados en un plazo mayor. Este tipo de mensajería se utiliza para envíos menos urgentes.

• Características:

• Rapidez: Entrega menos urgente y más económica.

• Rastreo: Opciones limitadas de seguimiento.

• Contenido: Publicaciones periódicas, revistas, catálogos, material publicitario.

• Costo: Generalmente más económico debido a la menor prioridad en la entrega.

Estas clasificaciones permiten a los usuarios elegir el tipo de servicio de mensajería que mejor se adapte a sus necesidades en términos de rapidez, coste y tipo de contenido.

Fuente de consulta: https://marketinglad.io/es/what-is-first-class-mail/.

MENSAJERÍA SEGÚN LA PUNTUACIÓN:

Mensajería Abierta

• Definición: Permite la revisión del contenido durante el proceso de envío.

• Características:

• Transparencia: El remitente o destinatario puede verificar el contenido.

• Uso Común: Utilizado para envíos no confidenciales donde la revisión no compromete la privacidad.

• Ejemplo: Envío de folletos, catálogos, muestras de productos.

Mensajería Cerrada

• Definición: El contenido está sellado y no puede ser revisado durante el proceso de envío.

• Características:

• Privacidad: Garantiza que el contenido no sea accesible hasta llegar al destinatario.

• Uso Común: Utilizado para documentos confidenciales, contratos, información sensible.

• Ejemplo: Envío de cartas personales, documentos legales.

Mensajería Mixta

• Definición: Combina elementos de la mensajería abierta y cerrada según el tipo de contenido.

• Características:

• Flexibilidad: Permite ciertas revisiones del contenido mientras protege otros elementos.

• Uso Común: Utilizado en situaciones donde algunas partes del envío requieren privacidad mientras que otras no.

• Ejemplo: Envío de kits de marketing donde los folletos pueden ser revisados pero los contratos están sellados.

Estas categorías ayudan a seleccionar el tipo de mensajería más adecuado según las necesidades de privacidad y accesibilidad del contenido.

TIPOS DE SERVICIOS DE MENSAJERÍA:

Envío a Domicilio: 

• Definición: Entrega de documentos y paquetes directamente a la dirección del destinatario.

• Uso Común: Utilizado tanto en el ámbito personal como empresarial para comodidad del receptor.

Envío a un Punto de Entrega: 

• Definición: El destinatario recoge el envío en un punto de entrega designado, como una oficina de mensajería o un casillero automático.

• Uso Común: Beneficioso para quienes no pueden recibir paquetes en casa o prefieren recogerlos en un lugar conveniente.

Envío Urgente: 

• Definición: Entrega rápida, generalmente el mismo día o al día siguiente.

• Uso Común: Ideal para envíos que requieren entrega inmediata como documentos legales, contratos o artículos urgentes.

Envío Estándar:  

• Definición: Entrega que puede tardar varios días, dependiendo de la distancia y el servicio contratado.

• Uso Común: Adecuado para envíos no urgentes y de menor costo.

Envío Contra Reembolso: 

• Definición: El destinatario paga por el envío al recibirlo.

• Uso Común: Utilizado frecuentemente en transacciones de comercio electrónico y envíos de productos.

Envío Internacional: 

• Definición: Entrega de documentos y paquetes a otros países.

• Uso Común: Utilizado para envíos de mercancías y correspondencia a nivel global.

Envíos Frágiles o Pesados: 

• Definición: Servicios especializados para el envío de artículos que requieren manejo especial debido a su fragilidad o peso.

• Uso Común: Envío de equipos electrónicos, vidrio, maquinaria pesada, etc.

Planilla de Registro de Mensajería 

La planilla de registro de mensajería es un documento utilizado para registrar y hacer seguimiento de los envíos y recepciones de documentos y paquetes. Incluye información como:

• Fecha y hora del envío.

• Nombre del remitente y destinatario.

• Descripción del contenido.

• Firma del destinatario al recibir el envío.

• Observaciones o incidencias. 

Este documento es esencial para garantizar la trazabilidad y responsabilidad en el manejo de los envíos.

Fuente de consulta: https://www.colmayor.edu.co/wp-content/uploads/2022/09/GD-IT-003-MENSAJERIA.pdf

DISEÑO DE RUTAS: 

El diseño de rutas es un proceso crucial en la logística y distribución, ya que afecta directamente la eficiencia y los costos de transporte.

Elementos Clave del Diseño de Rutas

1. Análisis de la Demanda: Entender las necesidades y requerimientos de los clientes para planificar las entregas.

2. Optimización de la Carga: Utilizar el espacio disponible en los vehículos de manera eficiente para maximizar la carga útil.

3. Planificación de la Ruta: Determinar el camino más eficiente y corto para cumplir con las entregas, considerando factores como el tráfico, la distancia y las restricciones viales.

4. Tecnología y Herramientas: Uso de software y sistemas GPS para monitorear y ajustar las rutas en tiempo real.

5. Capacidad de los Vehículos: Asegurar que los vehículos utilizados sean adecuados para el tipo y volumen de carga.

Fuente de consulta: https://www.routingmaps.com/diseno-de-rutas-de-transporte-logistica/